L’offboarding, aussi important que l’onboarding

Si les Ressources Humaines ont pris conscience de l'importance de l'onboarding et commencent à mettre en place des process en entreprise, l'offboarding est malheureusement délaissé. Pourtant, il est tout autant important de soigner le départ d'un collaborateur que son arrivée. Quelles sont donc les bonnes pratiques à adopter pour mettre fin à une relation professionnelle en bons termes ? Nous vous dévoilons tout dans cet article.

Offboarding : qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?

L'offboarding désigne la période précédant le départ, souhaité ou non, d'un salarié. Prendre soin de ses salariés depuis leurs arrivées jusqu'à leurs départs apportera de nombreux bénéfices à votre entreprise, en termes de réputation, de réseau mais aussi de performance.

De nos jours, il est très rare qu'un salarié construise sa carrière dans la même entreprise. Ne soyez donc pas déstabilisé si les talents vont et viennent de manière assez récurrente. Même s'il quitte votre entreprise, un collaborateur restera sûrement dans le même secteur d'activité. Vous avez donc tout intérêt à ce qu'il parle bien de vous à son réseau professionnel. Le monde du travail est petit et vous serez sûrement amené à le recroiser ou à travailler avec les mêmes prestataires. L'image de votre entreprise et la qualité de votre marque employeur sont donc en jeu. Par ailleurs, les réseaux sociaux et les divers sites d'avis sur internet peuvent influer sur votre réputation et il vaudrait mieux pour vous que ce soit de façon positive. Un collaborateur dont le départ se sera bien passé continuera à être un ambassadeur de votre entreprise.

Bien organiser le départ de son employé favorisera le phénomène du "boomerang rehire" soit le fait de réintégrer une entreprise dans laquelle on a déjà travaillé. La réintégration de précédents talents au sein de votre entreprise sera pour vous un recrutement à faible coût puisqu'ils connaissent déjà tous les processus et n'ont pas besoin d'être formés. Si votre employé décide de quitter son emploi de sa propre initiative, il saura néanmoins qu'il peut revenir sans crainte.

Les procédures administratives

Tout comme l'onboarding, l'offboarding se prépare ! Vous devrez donc mettre en place un véritable processus qui servira à tous les départs de vos collaborateurs.

Au niveau professionnel

1 / Faites un feedback avec votre collaborateur

Chacun de vos collaborateurs impacte votre entreprise. Reconnaître leur performance et leurs compétences en leur faisant un retour aura un effet plus que positif. Votre collaborateur se sentira valorisé et saura que son travail et son investissement ont été remarqués. Avoir un feedback avec votre futur ex-salarié vous permet également de recueillir son avis et avoir un retour d'expérience. De cette façon vous pourrez améliorer certains processus internes qui doivent l'être. Ces conseils sont donc précieux pour votre stratégie de management RH.

2 / Organisez une période de passation progressive

Si vous avez réussi à recruter le futur remplaçant avant le départ de votre collaborateur, cela n'aura que des avantages. Le salarié qui quitte son emploi pourra ainsi assurer une formation en bonne et due forme sur son travail et lui donner des conseils. L'intégration du futur salarié se passera bien mieux puisqu'il sera accompagné lors de sa prise de poste. Son intégration vis-à-vis de l'équipe et auprès de son manager sera également facilitée par cette phase de transition.

Si le recrutement n'a pas pu se faire avant son départ, demandez alors à votre collaborateur de préparer un guide pour faciliter l'intégration. Ce manuel pourra répertorier les bonnes pratiques inhérentes au poste et celles plus générales, internes à l'entreprise. Demandez également à ce que tout le matériel dont il a besoin soit mis à sa disposition. En tant que DRH ou chef d'entreprise, vous ne connaissez pas toutes les spécificités de chacun des postes de vos collaborateurs. La seule personne à même de passer les bonnes informations n'est autre que l'offboardé. D'où l'importance d'un départ bien préparé pour faciliter les futures arrivées.

3 / Informez les équipes et préparez un pot de départ

Une communication transparente entre chaque équipe est primordiale. Il est préférable que le départ d'un collaborateur soit appris par le reste des salariés de manière formelle. Afin de marquer l'événement, vous pouvez également organiser un goûter, un petit-déjeuner ou un apéro. Ce sera l'occasion de remercier le collaborateur qui s'en va. Prendre soin de vos salariés, même lorsqu'ils partent, envoie un message positif à l'ensemble de vos équipes. Cela ne pourra que les motiver et augmenter leur performance.

N'hésitez pas à garder le contact avec vos salariés. Aujourd'hui les réseaux sociaux tels que LinkedIn permettent de suivre la vie professionnelle d'un ancien collaborateur. Maintenir une bonne relation aura des impacts bénéfiques sur votre marque employeur.

Au niveau administratif

1 / Les documents à remettre

Lorsque des collaborateurs décident de quitter leur emploi, certains documents doivent obligatoirement leur être remis. C'est le cas du solde de tout compte, le remboursement des notes de frais ou encore le certificat de travail. Si vous lui avez prêté du matériel comme un ordinateur ou un téléphone par exemple, assurez-vous qu'il les rende avant sa sortie.

Assurez-vous également de clôturer tous les accès, physiques ou non : changez les mots de passe, désactivez son badge, etc. Cela vous évitera toutes fuites d'informations confidentielles ou un risque de cyber piratage.

2 / La lettre de recommandation

En tant qu'employeur ou que manager, vous pouvez tout à fait rédiger une lettre de recommandation à la personne offboardée ou écrire des références sur LinkedIn. Si vous avez été particulièrement satisfait de ses compétences, n'hésitez pas à le faire savoir.

L'offboarding en intérim

L'offboarding pour des collaborateurs en intérim est d'autant plus important. Si vous avez souvent recours au travail temporaire, il est essentiel que les intérimaires qui viennent effectuer une mission dans votre entreprise connaissent une bonne expérience. Ainsi, ils communiqueront des opinions positives auprès des autres intérimaires et des agences d'intérim.

Vous pourriez également devoir faire appel au même intérimaire de nouveau. La bonne gestion de son offboarding est donc essentielle afin de l'inciter à revenir pour des futures missions. D'autant plus si les compétences demandées sont rares et si son profil est pénurique.

En conclusion

Tout comme l'onboarding, l'offboarding est une phase de transition essentielle. Il permet non seulement de faciliter la sortie des collaborateurs lors d’une rupture de contrat mais aussi l'intégration du ou des futurs candidats. Une véritable stratégie doit donc être pensée et des procédures administratives et professionnelles doivent être effectuées : retour d'expérience, transparence de l'information, pot de départ ou encore remise de documents et de matériel. L'expérience enchantée de vos collaborateurs devra donc être faite jusqu'au bout et au-delà. N'hésitez pas à lui rédiger une lettre de recommandation. L'objectif final : faire rayonner votre marque employeur.