Nos conseils pour un feedback réussi

Il est l'une des nouvelles pratiques managériales incontournables ces dernières années, le j'ai nommé feedback. Un échange qui peut se faire aussi bien entre collègues de travail qu'entre un salarié et son manager. En tant que responsable, il est important que les membres de votre équipe aient un retour sur leur travail afin qu'ils puissent progresser. C'est aussi l'occasion de les encourager, de faire un point sur leur carrière ou encore de savoir ce qui pourrait améliorer leur bien-être au travail. Mais cet exercice n'est pas si évident. Nous vous donnons quelques conseils pour réussir à faire un bon retour à votre équipe, qu'il soit positif ou négatif.

Les bénéfices du feedback

C'est un fait corroboré par les chiffres, un collaborateur motivé sera plus performant. D'après une étude du cabinet conseil Oresys, 79% des entreprises les plus performantes ont un manager qui est considéré par les collaborateurs comme un "leader inspirant, bienveillant, qui prend en compte leur point de vue et les soutient". L'amélioration de la qualité de vie au travail des salariés et leur bien-être au sein de l'entreprise font partie des priorités d'un management moderne, plus humain. Outre sa dimension bienveillante, cet entretien individuel a également une fonction de coaching. C'est l'occasion de revenir sur la performance du collaborateur et de voir les éventuels axes d'améliorations à instaurer.

Si le feedback est si bénéfique que ça, pourquoi la plupart les managers n'osent-ils pas le mettre en place ? En France, les feedbacks ne sont pas encore une pratique instaurée dans toutes les entreprises. Le retour est souvent négatif par crainte de voir le collaborateur demander une augmentation de salaire ou ne plus sentir la nécessité d'augmenter sa performance dans le cas d'un retour positif. Malgré leurs réticences, les managers doivent considérer les feedbacks comme un outils qui leur permettra d'améliorer la performance de leurs collaborateurs et in fine, fera gagner de l'argent à l'entreprise.

Les 3 techniques du feedback

En fonction de la situation qui se présente, il existe 3 sortes de feedbacks différents :

/ Le feedback positif

Il permet de féliciter un collaborateur suite à une jolie performance ou un bon comportement : une présentation réussie, l'atteinte d'un objectif, etc.

/ Le feedback correctif

Il permet de faire un retour constructif sur des faits ou un comportement : des retards trop nombreux, de mauvais résultats, etc.

/ Le feedforward

Vous ne revenez pas sur ce qui s'est passé mais vous exprimez ce que vous attendez de la part de votre collaborateur à l'avenir et ses axes d'amélioration.

Les clés d'un feedback réussi

Préparer votre feedback

Qu'il soit positif ou négatif, un feedback doit être préparé pour que la communication soit efficace. Lorsque vous ferez vos feedbacks à vos collaborateurs, basez vous sur des faits, énoncez une situation précise ou un comportement particulier. Gardez à l'esprit que vous ne jugez pas une personne mais une situation. Donnez-leur vos impressions et vos attentes et employez systématiquement le "je" pour montrer que vous assumez vos propos.

Programmez un entretien individuel

Faire un entretien uniquement entre vous et le salarié permet une communication plus ouverte et plus honnête. En prenant du temps pour le voir seul, vous lui montrez également que vous prenez en compte son opinion et respectez ses points de vue. Cet entretien pourra être programmé de façon plus ou moins régulière en fonction de la situation.

Ayez un leadership bienveillant

L'heure est à la bienveillance. Commencez donc toujours votre feedback par du positif. De ce fait, le salarié sera plus attentif et plus réceptif lorsque vous énoncerez ce qui ne va pas. Un leadership moderne n'est pas un management autoritaire mais un management basé sur la compréhension et l'empathie. Votre objectif sera donc de rester direct en faisant attention à mettre les formes.

Entendez votre interlocuteur

Vous êtes peut-être à l'origine du feedback mais la communication ne doit pas être unilatérale. En laissant le salarié s'exprimer aussi, l'échange sera d'autant plus constructif et vous pourrez également mieux cerner ses attentes, ses points forts et ses points faibles. Suite à cela, vous serez alors en capacité de mettre en place les outils nécessaires pour améliorer la situation : lui proposer la formation adéquate pour le développement de ses compétences ou un changement d'objectif par exemple.

Faites un feedback immédiat

Une fois que les faits, bons ou mauvais, se sont produits, il est préférable de faire votre feedback en suivant. La communication n'en sera que meilleure car vous pourrez effectuer les corrections nécessaires avant le développement d'un malaise au sein de votre équipe. En revanche, si vous ou le salarié êtes énervé, reportez l'entretien et attendez que la communication soit de nouveau possible.

Qu'en est-il d'un salarié intérimaire ?

La question de savoir si vous devez faire un feedback à un collaborateur intérimaire est légitime. En effet la relation en intérim est tripartite. En tant que manager, vous faites partie de l'entreprise utilisatrice qui a signé un contrat de mise à disposition avec une agence intérim afin que cette dernière recrute pour vous un salarié pour un besoin temporaire ; remplacement d'un collaborateur absent pour congés, accroissement soudain de votre activité... L'entreprise de travail temporaire (ETT) signe un contrat de mission avec l'intérimaire et devient donc son employeur.

Si vous n'êtes donc pas l'employeur direct du salarié en intérim, il travaille néanmoins au sein de votre structure et vous êtes garant de ses conditions de travail, de sa santé et de sa sécurité. Il est donc important que ce collaborateur entende ce que vous pensez de son travail même si sa présence est limitée. Il pourrait très bien être amené à revenir effectuer une mission et si ses performances et son intégration au sein de l'équipe vous enchante, vous pourriez créer un poste pour lui proposer un CDI.

En tant que client de l'agence intérim, vous aurez également un feedback à faire à l'agent qui s'occupe de vous. La nouvelle génération d'ETT a maintenant des process entièrement dématérialisés. La plupart de ces agences intérim en ligne proposent un système de notation. Plus vous êtes satisfait de l'intérimaire plus ce dernier sera “étoilé”. Les intérimaires les plus étoilés seront alors proposés en priorité lorsqu'une mission correspond à leur profil. Il est donc important que vous preniez cet exercice au sérieux.

En conclusion

En tant que manager, l'un de vos rôles est le coaching de vos collaborateurs. Vous devez vous assurer de leur bien-être au sein de l'entreprise et de leur épanouissement sur leur poste. En effet, la relation entre manager et salariés fait partie des critères de motivation de ces derniers. Et un salarié motivé ne pourra être que plus performant !

Afin que la communication soit optimale, l'outil le plus adapté et malheureusement peu utilisé en France est le feedback. En recevant chacun des membres de votre équipe en entretien individuel, vous leur montrez que vous êtes à leur écoute et que vous tenez compte de leurs attentes. Vous serez plus à même de leur proposer une formation pour augmenter leurs compétences, des outils pour faciliter leurs missions ou un quelconque changement qui leur serait bénéfique. En fonction de la situation, utilisez le feedback approprié et ayez un management direct mais bienveillant. Si vous êtes face à un salarié intérimaire, votre opinion sur ses performances sera tout aussi important. Vous devrez également en faire un à son employeur, l'agence d'intérim.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour réussir votre feedback et appliquer un management moderne. À vous de jouer !

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